Bien organiser un déplacement professionnel n’est pas une mince affaire. Mal préparé, il peut vite virer au cauchemar en entraînant une perte de temps, du stress, de la fatigue… Il est donc important de l’organiser avec méthode et précision. Voici quelques conseils pour bien planifier un voyage d’affaires.

Quel hébergement choisir à Tours et environs ?

Le choix de l’hébergement est un point essentiel dans l’organisation d’un déplacement professionnel. À moins que votre entreprise ne privilégie une chaîne hôtelière en particulier, il vous faudra choisir un hébergement adéquat.

Le choix d’un hébergement lors d’un voyage d’affaires doit tenir compte d’un certain nombre d’éléments, dont sa situation par rapport à l’aéroport, au lieu où se déroulera l’événement, le rapport qualité/prix et les services proposés par chaque établissement. La durée du séjour et le nombre de personnes qui voyagent constituent aussi un important critère à prendre en compte.

Hôtel ou gîte ?

Hôtel ou gîte ?

Selon le cas, le choix peut alors basculer entre une chambre dans un hôtel classique, un appart-hôtel ou une location de gîtes. La location de gîtes à Tours et en Touraine (en Indre et Loire) est en effet très prisée pour son côté chaleureux et convivial. Qui a dit qu’un voyage d’affaires devait rester strict ? En dehors des heures de travail, rien de tel que de poser ses valises dans un gîte à Tours pour se détendre avant une nouvelle journée en affaires.

Par ailleurs, si la durée du séjour est longue et si le nombre de participants est élevé, le gîte se positionnera comme l’alternative idéale. Outre son coût plus abordable, le gîte offre en effet plus d’intimité et de tranquillité aux différents collaborateurs.

Choisir les moyens de transport à utiliser sur place

Après l’hébergement, les transports constituent l’une des dépenses qui pèsent le plus sur le budget d’un voyage d’affaires. Pour limiter les frais liés aux déplacements, il est important de bien choisir les moyens de transport les plus adaptés. Le choix dépend avant tout du budget fixé pour le voyage.

Entre le train et l’avion, n’hésitez pas à demander à la personne qui va partir ses préférences. En ce qui concerne les déplacements sur place, un calcul des trajets à effectuer est primordial. Quelle est la distance entre l’hébergement et la gare ou l’aéroport ? À quelle distance se trouve le logement des points de rendez-vous essentiels ? Renseignez-vous sur les moyens de transport disponibles sur place : taxi, transports en commun, bus, etc. Vérifiez également les diverses contraintes, telles que les bouchons. Si les contraintes sont nombreuses, mieux vaut opter pour la location de voiture, voire de moto.

Les autres points à ne pas négliger avant le voyage

Comme tout voyage, un déplacement professionnel doit être préparé suffisamment à l’avance. Les réservations doivent être effectuées assez tôt, non seulement pour bénéficier de réductions et éviter les mauvaises surprises, mais aussi pour que tout soit bien en place avant le départ des collaborateurs.

Enfin, vérifiez que tous les documents soient bien remis à la personne qui part avant son départ. Ceux-ci comprennent le plan de vol ou les horaires de train, le billet d’avion ou de train, l’adresse de l’hôtel, du gîte ou de la société de taxi, le plan de la ville, etc.